Aplikacje do zarządzania zespołem świetnie nadają się do tego, aby wszyscy członkowie zespołu byli na tej samej stronie dotyczącej organizacji. Dzięki Asanie menedżerowie mogą wydajnie rozdzielać zadania i dodawać członków Gości do zespołów wsparcia, aby zapewnić dodatkową siłę roboczą dla swoich ważnych projektów.
Niezależnie od tego, czy kierujesz zespołem, czy tylko członkiem, opowiemy Ci wszystko o opanowaniu zarządzania projektami i o tym, jak dodawać Gości do swojej Organizacji lub zespołu w Asanie. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej.
Jak dodawać gości w Asanie
Asana pozwala firmom dodawać nowych członków, nawet jeśli nie mają domeny e-mail. Ta funkcja przydaje się do dodawania nowych współpracowników do określonych zadań lub dodawania klientów, aby śledzić swoje postępy. Status gościa pozwala każdemu, kto nie ma adresu e-mail i ma domenę organizacji, zostać gościem organizacji.
Administratorzy organizacji w Asanie to osoby upoważnione do zapraszania i dodawania Gości. Mogą decydować, kto może dodawać nowych członków, wybierając, czy tylko administratorzy, członkowie organizacji lub wszyscy mogą zapraszać nowe osoby do zespołu.
Oto jak zapraszać gości z konsoli administracyjnej:
- Otwórz Asanę i kliknij przycisk „Członkowie” w prawym górnym rogu.
- Stuknij w przycisk „Zaproś członków”.
- Wpisz adres e-mail osoby, którą chcesz zaprosić.
- Z rozwijanego menu wybierz projekt, do którego chcesz je przypisać.
- Potwierdź, klikając „Wyślij”.
Oto kroki, jak zaprosić kogoś do przyłączenia się do projektu:
- Otwórz Asanę i projekt, do którego chcesz zaprosić nowych Gości.
- Kliknij ikonę „Członkowie”, a otworzy się okno „Udostępnij projekt”.
- Możesz zaprosić nowych członków zespołu lub Gości, wpisując ich imię i nazwisko lub adres e-mail.
Jak zaprosić ludzi do swojej organizacji
Najłatwiejszym sposobem zapraszania nowych członków lub gości do swoich projektów jest wysłanie im linku z zaproszeniem, który można udostępnić. Użytkownicy Asany mogą udostępniać te linki w wielu kanałach, takich jak Slack, Microsoft Teams, e-mail, a nawet za pośrednictwem wiadomości tekstowych. Linki do udostępniania świetnie nadają się do zapraszania nowych członków, a poczta e-mail jest najlepsza dla Gości.
Jeśli chcesz zaprosić kogoś do projektu, oto co musisz zrobić:
- Otwórz Asanę.
- Na lewym pasku bocznym znajdź projekt, który chcesz udostępnić.
- Kliknij przycisk „Udostępnij” znajdujący się w prawym górnym rogu.
- Wybierz, czy chcesz zaprosić kogoś za pośrednictwem poczty e-mail, czy łącza do udostępniania.
- Skopiuj link, aby udostępnić projekt.
Jeśli chcesz kogoś zaprosić do zespołu, oto jak możesz to zrobić:
- Otwórz Asanę.
- Kliknij nazwę swojej drużyny.
- Stuknij w przycisk „Zaproś”.
- W wyskakującym okienku zdecyduj, czy chcesz zaprosić członków za pomocą wiadomości e-mail lub łącza.
Dodatkowe często zadawane pytania
Czy możesz zachować prywatność projektów i zadań w Asanie?
Tak, masz pełną kontrolę nad wszystkimi swoimi projektami w Asanie i możesz decydować o ich statusie. Kontrolki uprawnień pozwalają mieć oko na każdą informację i jej widoczność dla członków Organizacji. Każda osoba może określić, czy chce udostępnić coś tylko swojemu zespołowi i współpracownikom, czy wszystkim innym w Organizacji.
Jeśli zadania są częścią projektu prywatnego, ich widoczność jest ograniczona tylko do współpracowników pracujących bezpośrednio nad projektem i jego zadaniami. Każdy współpracownik może zobaczyć swoje zadanie lub podzadania, ale nie ma dostępu do zadań innych osób, nawet jeśli są w tej samej organizacji.
Czasami, gdy chcesz, aby określone informacje pozostały wśród kilku członków zespołu, możesz oznaczyć te projekty jako prywatne lub nawet zawierające tylko komentarze. Gdy ustawisz swoje zadania jako publiczne, staną się one dostępne dla wszystkich z Twojej organizacji lub zespołu.
Gdy zdecydujesz się zmienić prywatność swojego projektu, musisz to zrobić:
• Kliknij „+” w prawym górnym rogu.
• Tam zobaczysz wszystkich członków i gości w swoim zespole, a na górze zobaczysz „Ustaw jako prywatny”.
• Po kliknięciu „Ustaw jako prywatny” Twój projekt stanie się dostępny tylko dla członków zespołu.
Alternatywnie, jeśli chcesz zmienić status zadania na prywatny, oto co musisz zrobić:
• Otwórz zadanie w Asanie.
• Kliknij „Ustaw jako prywatny” w prawym górnym rogu.
• W ten sposób zadanie jest prywatne i możesz je przeglądać tylko Ty i inni współpracownicy.
• Usuń wszystkich współpracowników na dole strony, jeśli chcesz, aby to zadanie było prywatne.
Czy możesz dodać zarówno członków, jak i gości do tego samego projektu?
Rzeczywiście, możesz dodać zarówno członków, jak i gości do tego samego projektu. Gdy znajdą się w tym samym zespole, będą mogli zobaczyć swoje imiona i więcej interakcji. Jeśli dwóch Gości obecnie widzi siebie nawzajem jako „użytkownika prywatnego”, oznacza to, że nie pracują nad tym samym projektem lub nie są w tym samym zespole. Gdy zostaną przypisane do tego samego projektu, ich nazwy stają się widoczne.
Członkowie mogą zapraszać Gości do Organizacji, ale ostateczne decyzje podejmują Administratorzy. Oczywiście członek może dodawać Gości tylko do projektów, nad którymi pracuje, a administrator może dodawać ich do wszystkich aktywnych, a także ukrytych projektów.
Czy możesz mieć wielu pełnomocników w asanie?
Obecnie nie jest możliwe posiadanie wielu cesjonariuszy w Asanie. Do jednego zadania można przypisać tylko jedną osobę, która odpowiada za jego realizację.
Jednym ze sposobów udostępniania zadania różnym osobom jest dodanie jednego lub większej liczby podzadań, dzięki czemu można łatwo zapętlić więcej współpracowników. Innym sposobem jest skorzystanie z opcji „Przydziel kopie” i zlecenie większej liczbie osób pracy nad kopiami tego samego zadania.
Czy Asana integruje się z zespołami?
Asana i Microsoft Teams wspólnie stworzyły skuteczne narzędzie do zarządzania zespołem. Używając Asana dla Microsoft Teams, zespoły mogą współpracować wydajniej. W ramach tej integracji możesz używać usługi Teams do rozmawiania ze współpracownikami, a Asany do rozdzielania zadań.
Oto, co integracja umożliwia:
• Śledź zadania, projekty i aktualizacje Asany w ramach aplikacji Teams.
• Użyj aplikacji Teams do wyszukiwania projektów w Asanie.
• Tworzenie niestandardowych powiadomień, które działają na obu platformach.
• Dostosuj wszystkie swoje preferencje powiadamiania.
• Używaj wszystkich plików Microsoft Office i dołączaj je do projektów i zadań Asany.
• Używaj OneDrive do przechowywania wszystkich ważnych danych dotyczących zadań i projektów Asana.
Co mogą robić goście w Asanie?
Goście nie mogą mieć takiego samego poziomu dostępu jak członkowie organizacji. Ponadto będą mogli zobaczyć tylko informacje lub pliki, które zostały im udostępnione lub w ramach grupy, w której się znajdują. Goście mogą zobaczyć zadania, projekty i projekty publiczne, które zostały im udostępnione, ale nie mają uprawnień do edycji ich.
Dostępne są płatne funkcje, ale jeśli chodzi o tworzenie, edytowanie, a nawet usuwanie pól niestandardowych, będzie to niemożliwe, jeśli jesteś gościem w Asanie.
Oto, jaki dostęp mają Goście:
• Goście nie mogą zostać członkami grupy
• Goście nie mogą zostać członkami grupy bez zmiany adresu e-mail
• Goście nie mogą przeglądać innych zespołów ani uzyskiwać dostępu do różnych grup w organizacji
Co to znaczy być gościem w organizacji?
Goście to użytkownicy, którzy nie mają oficjalnego konta e-mail firmy. Dostają zaproszenie do pomocy zespołowi z jednym lub kilkoma projektami pod ręką. Dzięki statusowi Gość możesz komunikować się z klientami, klientami lub kimkolwiek, kto pracuje nad projektem. Jednak wewnątrz Organizacji możesz zobaczyć tylko to, co udostępnili Ci inni.
W Asanie Goście mogą dodawać lub edytować wartości w projekcie lub zadaniu, ale nie mogą ich usuwać ani tworzyć nowych. Ponadto mają dostęp do wszystkich funkcji premium, z których mogą korzystać, z wyjątkiem zarządzania polami niestandardowymi.
Czy goście mogą się widzieć?
Goście mogą się widzieć tylko wtedy, gdy pracują razem nad co najmniej jednym projektem. W przeciwnym razie inni będą postrzegani jako „Użytkownicy prywatni”. W ten sposób organizacja upewnia się, że nie widzi swoich nazwisk, chyba że wspólnie nad czymś pracują.
Jaka jest różnica między gościem a członkiem z ograniczonym dostępem?
Goście i członkowie z ograniczonym dostępem (LAM) znajdują się na samym dole drabiny korporacyjnej. W istocie LAM są już częścią organizacji, a Goście są tymczasowymi członkami zespołu. Oczywiście, jeśli Gość wykaże się talentem i zadowalającymi wynikami, może zostać LAMem, a nawet Członkiem.
Podczas gdy Goście nie dzielą domeny firmy i nie liczą się w planie Asana, LAM mają firmowy adres e-mail i liczbę miejsc w firmie. Status gościa istnieje tylko w organizacjach i LAM, które są częścią zarówno organizacji, jak i obszarów roboczych w Asanie.
Zawsze bądź na dobrej drodze
Obsługa zespołów nie jest łatwym zadaniem, ale narzędzia takie jak Asana mogą pomóc w zarządzaniu obciążeniem i tworzeniu funkcjonalnych zespołów, które dostarczają na czas. Wyposażony w specjalny zestaw narzędzi, który pozwala administratorom dodawać członków, gości i zmieniać członków zespołu za pomocą kilku kliknięć, jest niezbędnym narzędziem dla każdej profesjonalnej firmy.
Mamy nadzieję, że pomogliśmy Ci zrozumieć, jak działa Asana i jak najlepiej ją wykorzystać. Co więcej, teraz wiesz, jak dodawać Gości do swojego zespołu i zarządzać widocznością wszystkich swoich projektów.
Czy lubisz używać Asany? Czy używałeś go z Microsoft Teams?
Powiedz nam więcej na ten temat w sekcji komentarzy poniżej.