Asana to jedno z najczęściej używanych narzędzi do współpracy na świecie. Dzięki milionom klientów jest to doskonałe rozwiązanie dla każdego entuzjasty produktywności. Ponadto ma wystarczającą elastyczność i narzędzia, aby dobrze pracować zarówno przy małych projektach i zadaniach, jak i dużych projektach firmowych. Zespół Asany co roku opracowuje i wydaje nowe funkcje, aby zapewnić użytkownikom przydatne funkcje zarządzania projektami, takie jak oś czasu i widok listy, aby wymienić tylko kilka.
W tym artykule omówimy wszystko, co musisz wiedzieć o używaniu tagów w Asanie. Opiszemy również, jak dodawać komentarze, zarządzać powtarzającymi się zadaniami i wyświetlać wszystkie tagi, aby zapewnić terminową realizację projektów.
Jak dodać tagi do asany?
Tagi to przydatne narzędzie, które daje dodatkowy poziom kontroli nad każdym projektem lub zadaniem. Możesz ich użyć, aby śledzić postępy w swoim projekcie lub odpowiednio je kategoryzować. Co więcej, możesz zobaczyć wszystkie tagi dla każdego projektu, a po kliknięciu tagu możesz zobaczyć wszystkie powiązane z nim zadania.
Oto jak możesz dodać tag do dowolnego zadania Asany:
- Otwórz Asanę.
- Przejdź do projektu, nad którym pracujesz.
- Kliknij ikonę z trzema kropkami w prawym górnym rogu.
- Kliknij „Dodaj tagi”.
Jeśli się spieszysz i szukasz konkretnych zadań, spróbuj nacisnąć skrót „Tab + T”, a natychmiast zobaczysz wszystkie tagi powiązane z Twoim projektem i znajdziesz wszystkie właściwe informacje. Kolejną świetną funkcją jest to, że możesz dodać kolor do swoich tagów i rozpoznawać je jeszcze szybciej. Możesz użyć zielonego dla czegoś zatwierdzonego lub czerwonego, jeśli wystąpi opóźnienie lub nieoczekiwany problem.
Jak wyświetlić wszystkie tagi w asanie?
Obecnie nie jest możliwy dostęp do wszystkich tagów w Asanie. Możesz jednak zobaczyć najczęściej używane tagi na pasku bocznym i wyszukiwać te, których potrzebujesz lub których ostatnio używałeś. Jeśli Twoja organizacja ma więcej niż sto tagów, prawdopodobnie lepiej będzie użyć API lub API Explorer, aby je znaleźć. Zajmie to trochę czasu, ponieważ nie jest to łatwy proces, ale w końcu zobaczysz wszystkie swoje tagi.
Oto kilka rzeczy, które możesz zrobić:
- Po kliknięciu tagu zobaczysz wszystkie zadania oznaczone tym tagiem.
- W razie potrzeby możesz zmienić kolor tagu i zmienić jego nazwę.
- Gdy zaczniesz wpisywać nazwę tagu, zobaczysz wiele z nich jako rekomendację.
Jak dodać zadanie cykliczne w Asanie?
Każdy zespół musi mieć powtarzające się zadania, ponieważ są one najlepszym sposobem na przypomnienie wszystkim, co należy zrobić. W Asanie zadania cykliczne duplikują się w nowe zadanie z innym terminem za każdym razem, gdy kończysz poprzednie. Pamiętaj, że jeśli zdecydujesz się na powtarzanie dużego zadania, nie rób tego z dołączonymi małymi podzadaniami, ponieważ zaczną się one duplikować i będziesz mieć ich zbyt wiele w swoim kalendarzu.
Oto jak możesz przekształcić dowolne zadanie w zadanie cykliczne:
- Otwórz zadanie w Asanie.
- Stuknij w sekcję „Termin płatności”.
- Pod kalendarzem zobaczysz „Ustaw opcję powtarzania”.
- Kliknij go i kliknij „Gotowe”.
Możesz także dostosować częstotliwość wyświetlania zadania cyklicznego, niezależnie od tego, czy powtarza się co tydzień, co miesiąc, czy w określonym przedziale. Wszystkie te opcje znajdują się w sekcji „Data ukończenia”, aby można było określić godzinę i datę każdego zadania cyklicznego.
Jeśli chcesz, aby Twoje zadanie powtarzało się w ciągu tygodnia, musisz wybrać opcję „Tygodniowy” i zaznaczyć dni. Jeśli chcesz, aby zadanie powtarzało się kwartalnie, ustaw je tak, aby powtarzało się „Co miesiąc” i powtarzaj je co trzy miesiące. Jeśli jest to zadanie, które będziesz musiał wykonać dwa razy w roku, skorzystaj z opcji „Miesięcznie” i wybierz powtarzanie co sześć miesięcy. Jeśli chcesz usunąć zadanie, wybierz „Nigdy” w sekcji powtarzania, a zadanie przestanie się powtarzać.
Jak dodać nowy tag w asanie?
Tagi są niezbędne dla każdego projektu lub aktywnego zadania w Asanie. Oznaczają zadania, jednocześnie pozwalając każdemu śledzić ich postępy. Dwa główne elementy każdego tagu to słowo kluczowe i kolor.
Słowo kluczowe może pomóc w kategoryzowaniu wszystkich zadań i zapewniać wyszukiwane słowa, które możesz wpisać, gdy potrzebujesz znaleźć określone zadania. Jeśli chodzi o kolor, może działać jako wizualny element wyszukiwania. Używanie tagów jest łatwe, gdy Twój zespół już je utworzył. Jednak gdy musisz zacząć od zera, sprawy mogą się nieco bardziej skomplikować, ponieważ będziesz musiał stworzyć kompletny system.
Oto jak utworzyć nowy tag:
- Otwórz zadanie lub projekt.
- Obok istniejącego tagu zobaczysz znak „+”.
- Wpisz nazwę nowego tagu.
- Stuknij w nią, a na dole menu rozwijanego zobaczysz „Utwórz tag dla (wpisana nazwa tagu)”
Za każdym razem, gdy zaczniesz wpisywać nowy tag, zauważysz, że otrzymasz wszystkie podobne nazwy tagów. W ten sposób nie będziesz musiał spędzać dużo czasu próbując wskazać konkretną. Jeśli utworzyłeś nowy tag i zdasz sobie sprawę, że zawiera literówkę, możesz go szybko usunąć i utworzyć poprawiony. Oto jak możesz usunąć tag:
- Otwórz swoje zadanie w Asanie.
- Stuknij ikonę strzałki obok nazwy projektu.
- Stuknij w „Usuń tag”.
Gdy usuniesz tag, wszyscy obserwatorzy tagu otrzymają wiadomość e-mail z informacją o usunięciu. Jeśli omyłkowo usunąłeś tag z identyfikatorem tagu, możesz go przywrócić po skontaktowaniu się z zespołem Asany. Z rozwijanego menu możesz również udostępnić adres URL tagu, zsynchronizować go z kalendarzem i dodać kolor, aby wszyscy zauważyli go, gdy tylko otworzą zadanie.
Jak dodawać komentarze w asanie
Jedną z nowych funkcji wprowadzonych przez Asana są komentarze. Mogą dostarczyć dodatkowe informacje o zadaniu, jednocześnie umożliwiając współpracownikom zadawanie pytań i obserwowanie reakcji wszystkich. Ponadto ta metoda komunikacji pozwala każdemu uzyskać natychmiastowe odpowiedzi.
Jeśli chcesz dodać komentarz, umieść kursor w polu komentarza i wpisz go. Gdy skończysz, kliknij „Komentarz”, a wszyscy będą mogli to zobaczyć.
Jeśli napiszesz swój komentarz i zapomnisz go opublikować, automatycznie stanie się on wersją roboczą, dzięki czemu możesz go użyć innym razem. Możesz także użyć polecenia „Tab + C”, aby szybko rozpocząć pisanie komentarza.
Jak zmienić nazwę tagu w asanie?
Gdy używasz wielu tagów, wszyscy członkowie zespołu muszą znajdować się na tej samej stronie podczas nazywania ich. Dlatego być może będziesz musiał kilka razy zmienić nazwy niektórych z nich, dopóki nie zobaczysz, co działa najlepiej dla twoich zespołów. Jeśli z jakiegoś powodu musisz zmienić nazwę nowego tagu, oto co musisz zrobić:
- Otwórz Asanę.
- Przejdź do zadania i kliknij ikonę tagu.
- Kliknij strzałkę obok nazwy projektu.
- Z menu wybierz „Zmień nazwę tagu”.
Staraj się unikać tworzenia duplikatów tagów, ponieważ każdy zespół ma swój unikalny sposób używania tagów i nazywania ich. Czasami zauważysz, że tagi mają podobne nazwy, ale używają odrębnych kolorów, dlatego musisz uważać, aby nie zmieniać nazwy idealnie funkcjonalnego tytułu.
Dodatkowe często zadawane pytania
Jaki jest najlepszy sposób używania tagów w Asanie?
Istnieje wiele sposobów używania tagów w Asanie. Jednym z najlepszych dla wielu użytkowników jest organizowanie kalendarza pracy. W ten sposób możesz używać tagów do śledzenia każdego zadania przez tydzień lub miesiąc. A śledząc kolory, możesz zobaczyć, co dzieje się z projektem. To fantastyczny sposób na pracę z każdym rodzajem zarządzania treścią i sprawdzi się przy projektach, które mają dużo małych zadań.
Innym świetnym sposobem używania tagów w Asanie jest identyfikacja priorytetów i rezultatów. Bez szczegółowej klasyfikacji wszystkie zadania będą wydawać się równie ważne, a te ważne nie będą miały pierwszeństwa. Za pomocą tagów możesz połączyć każde zadanie z jego kluczowym rezultatem, aby cały zespół wiedział, co jest pilne, a co nie.
Dla każdego zespołu zajmującego się backlogiem produktu konieczne jest posiadanie systemu, w którym każdy raport, żądanie lub zadanie ma określony kolorowy znacznik. Bez tego projekty mogą szybko stać się bałaganem, a ich uporządkowanie zajmie dużo czasu.
Czy tagi i pola niestandardowe są takie same?
Nie, ponieważ są używane do różnych celów w ramach projektu lub zadania. Tagi służą do oznaczania funkcji i grupowania ich według ważności lub części projektu.
Pola niestandardowe są używane, gdy dane muszą być udostępniane osobom pracującym nad tym samym projektem lub gdy trzeba śledzić poszczególne informacje w wielu projektach.
Tag i to wszystko!
Asana to przydatna aplikacja do zarządzania produktywnością, która opracowała kilka narzędzi usprawniających sposób pracy zespołów. Korzystając z tagów i komentarzy, możesz upewnić się, że wszyscy dokładają wszelkich starań, aby Twój produkt odniósł sukces, podczas gdy Ty nadal masz kontrolę. Właśnie tam tagi okazują się najbardziej przydatne.
Teraz, gdy wiesz więcej o tym, jak działają tagi i jak dodawać je do swoich projektów, będziesz mógł w pełni korzystać z Asany. Jakie masz doświadczenia z używaniem tagów? Czy kiedykolwiek stworzyłeś nowy?
Powiedz nam więcej w komentarzach poniżej.