BCCing jest bardzo przydatny do śledzenia wiadomości e-mail. Jeśli wolisz mieć wiadomość e-mail, którą wysłałeś w swojej skrzynce odbiorczej, zwykle w celu śledzenia ich, dodanie własnego adresu e-mail jako BCC jest właściwym wyborem. Jednak ludzie często przeoczają to podczas wysyłania ważnego e-maila, co prowadzi do tego, że zapominają o dalszych działaniach. Może to łatwo prowadzić do problemów w przyszłości.
Na szczęście istnieje sposób na automatyczne UDW za każdym razem, gdy wysyłasz wiadomość e-mail, co jest niezawodnym sposobem na upewnienie się, że śledzisz każdą wiadomość e-mail. Jednak włączenie automatycznego auto-BCC nie jest tak naprawdę proste. Polega na utworzeniu reguły w Outlooku.
Zarządzaj regułami i alertami
Auto BCC i CC to wielka rzecz w Outlooku. Aby to osiągnąć, musisz pobrać nowy dodatek do konta e-mail w przeglądarce, ale Microsoft Outlook umożliwia utworzenie reguły. Funkcja reguł znajduje się pod Zarządzaj regułami i alertami opcja menu w górnej środkowej części ekranu, w Dom zakładka, pod Zasady Ikona.
Kliknij Zarządzaj regułami i alertami a zobaczysz nowe okno z opcją utworzenia nowej reguły. Kliknij Nowa zasada w lewym górnym rogu tego okna. Zobaczysz 3 kategorie: Bądź zorganizowany, Bądź na bieżąco, oraz Zacznij od pustej reguły. Wybierać Zastosuj regułę do wiadomości, które wysyłam pod Zacznij od pustej reguły Kategoria.
Warunki
W oknie Kreatora reguł możesz wybrać, jakie wiadomości e-mail będą do Ciebie wysyłane jako UDW. Na przykład, sprawdzając z określonymi słowami w temacie opcje, tworzysz automatyczną regułę UDW dla wiadomości e-mail z określonymi słowami, które wymieniłeś.
Ponieważ to Ty wysyłasz wiadomości e-mail, możesz użyć tej sprytnej opcji do automatycznego sortowania wiadomości e-mail. Możesz dodać słowo „Kontynuacja” do listy konkretnych słów i oznaczyć e-maile, które wymagają uzupełnienia tym słowem.
Istnieje również wiele innych interesujących warunków, które możesz ustawić dla swoich e-maili. Jeśli chcesz, aby wszystkie wysyłane przez Ciebie wiadomości e-mail były przechowywane w Twojej skrzynce odbiorczej jako BCC, po prostu kliknij Następny, bez zaznaczania żadnego z wymienionych pól.
Wyjątki
Wyjątki są zasadniczo przeciwieństwem Warunków tutaj. Jak się zapewne domyślasz, w tym miejscu nakreślasz sytuacje, w których nie rób chcesz zaliczyć siebie jako BCC. Możesz skorzystać z tego samego przykładu z góry i użyć chyba że temat zawiera określone słowa możliwość dodania wyjątku. W tym przykładzie możesz użyć polecenia „bez kontynuacji”, ale może to spowodować bałagan, a nawet błąd, ponieważ słowa uzupełniające są już częścią twoich warunków.
Być może lepiej ci będzie z chyba że są wysyłane do osób lub grupy publicznej albo chyba że są przypisane do dowolnej kategorii wyjątki.
działania
To tutaj „programujesz” akcje, których dotyczy ta reguła. To znaczy, w tym miejscu wybierasz, co stanie się z e-mailami, dla których ustawiłeś warunki. Chcesz mieć pewność, że wysłana przez Ciebie wiadomość e-mail trafi do Twojej skrzynki odbiorczej, ale niestety nie istnieje tutaj bezpośrednia automatyzacja poleceń BCC. Nie oznacza to, że nie możesz naśladować BCC.
Przede wszystkim wybierz Wyślij wiadomość do ludzi lub grupy publicznej w kroku Akcje Kreatora reguł. Teraz kliknij ludzie lub grupa publiczna i wprowadź swój adres e-mail. W ten sposób upewnisz się, że wysłana wiadomość e-mail spełniająca określone warunki trafi do Twojej skrzynki odbiorczej. Jeśli nie chcesz, aby Twój adres e-mail pojawiał się publicznie w wysyłanych e-mailach, zaznacz Przenieś kopię do określonej opcji folderu w pierwszym kroku kliknij Określony folder i wybierz swoją skrzynkę odbiorczą.
BCC w Twojej skrzynce odbiorczej
Dostosowanie własnej poczty do własnych potrzeb da ci ogromną przewagę w pracy. Zapewni to, że Twoja skrzynka odbiorcza jest dobrze uporządkowana, a dobra organizacja jest niezbędna w każdym zawodzie. Oczywiście Kreator reguł programu Outlook ma więcej przypadków użycia niż tylko konfigurowanie automatycznego UDW. Jednak staranne zaplanowanie rzeczy i upewnienie się, że wyjątki i warunki nie nakładają się na siebie i że obejmują właściwe typy wiadomości e-mail, jest niezbędne.
Dobrze wykonane automatyczne reguły BCC mogą bardzo pomóc w sortowaniu skrzynki odbiorczej. Jeśli jednak zrobisz to słabo, możesz zalać swoją skrzynkę odbiorczą, tworząc i jeszcze większy problem niż ten, który zamierzasz rozwiązać.
Czy korzystasz z automatycznego UDW w Outlooku? Jak to skonfigurowałeś? Jakich wyjątków i warunków używasz i jakie inne zasady stworzyłeś?