Poczta e-mail może być trudna do zarządzania. W środowisku pracy ważne jest, aby zachować zorganizowaną skrzynkę odbiorczą, aby zachować wydajność. Zaśmiecona skrzynka odbiorcza może okazać się dość dużym problemem, zwłaszcza gdy jesteś zmuszony przewijać góry starszych e-maili, których możesz już nie potrzebować. Kiedyś te starsze e-maile mogły służyć celowi, ale od tego czasu stały się dodatkowymi przeszkodami podczas szukania konkretnego e-maila. Skrzynka odbiorcza wypełniona spamem może naprawdę odebrać Ci możliwość zarządzania biblioteką poczty e-mail i chociaż istnieje wiele sposobów na to, aby Twoja poczta nie trafiała na dodatkowe listy spamu — zalecamy anonimowe wysyłanie wiadomości e-mail — nadal musisz wyczyścić stare wiadomości spamowe, które trafiły do Twojej skrzynki odbiorczej.
Aby uniknąć dużej ilości czasu, nie zalecałbym ręcznego usuwania wszystkich starszych e-maili. Zamiast tego, dzięki pomocy filtrów, będziesz mógł pozbyć się tych e-maili znacznie szybciej. Tworząc filtr, możesz usunąć stare wiadomości w określonym przedziale czasowym. Jedynym problemem, jaki widzę przy korzystaniu z filtrów, jest to, że dotyczą one tylko nowo otrzymanych wiadomości. Możesz zastosować filtry w przyszłości, aby pileup nie wystąpił po raz drugi, ale co z tymi e-mailami, które teraz wypełniają Twoją skrzynkę odbiorczą?
Automatycznie usuwaj stare e-maile w Gmailu
Jeśli chodzi o pozbycie się tych starszych, niepotrzebnych już e-maili, które nękają skrzynkę odbiorczą Gmaila, należy się zagłębić w kilka rzeczy. Omówię, jak skonfigurować filtry, zastosować je do przyszłego użytku i jak pozbyć się wszystkich starych, starych e-maili za pomocą dodatku do Gmaila, Email Studio .
Konfigurowanie filtrów
Po pierwsze, skonfigurujmy Twój Filtry .
Na początek:
- Zaloguj się do swojego konta Gmail przy użyciu wymaganych danych uwierzytelniających.
- Znajdź ikonę koła zębatego/koła zębatego. To jest Ustawienia Gmaila menu i można je znaleźć w prawym górnym rogu okna. Kliknij tę ikonę, a następnie wybierz Ustawienia z menu rozwijanego.
- Kliknij na zakładkę „Filtry”, a następnie kliknij Utwórz nowy filtr .
- W polu wejściowym „Ma słowa” wpisz: starszy_niż:x gdzie „x” to ramy czasowe wiadomości, które chcesz usunąć. Będzie to liczba, po której następuje litera. Kolejne litery będą dotyczyć ram czasowych. Będziesz musiał użyć „d” dla dni, „w” dla tygodni i „m” dla miesięcy. Przykładem może być starszy_niż:3d jeśli chcesz usunąć e-maile starsze niż trzy dni.
- Następnie kliknij Utwórz filtr z tym wyszukiwaniem przycisk.
- Wypełnij pola oznaczone „Usuń” i „Zastosuj również filtr do” znacznikiem wyboru, klikając je.
- Na koniec kliknij Utwórz filtr aby zobaczyć wszystkie swoje starsze e-maile, w oparciu o właśnie ustawioną datę, przenieś się ze skrzynki odbiorczej do folderu kosza.
Gdy wiadomości są usuwane z Gmaila, nie znikają natychmiast. Zamiast tego możesz je znaleźć w folderze Kosz. Oznacza to, że te e-maile nadal będą wliczane do całkowitej pojemności danych. Aby usunąć je w całości, możesz poczekać, aż Gmail automatycznie usunie je po 30 dniach, lub usunąć je wszystkie teraz samodzielnie. Aby wykonać to drugie, kliknij Śmieci folder, a następnie kliknij link Opróżnij kosz teraz .
Filtruj do przyszłego usunięcia (ponowne zgłoszenie)
Tytuł tego artykułu dotyczy automatycznego usuwania. Niestety filtry nie mogą być uruchamiane automatycznie. Musisz wrócić i jeszcze raz zastosować filtr do bieżącej skrzynki odbiorczej.
Aby ponownie zastosować filtr:
- Wróć do ustawień, klikając ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu okna Gmaila i wybierając Ustawienia z listy rozwijanej.
- Kliknij zakładkę „Filtry”.
- Ponieważ już wcześniej utworzyłeś filtr, możesz teraz kliknąć Edytować , który znajduje się obok tego filtra. Jeśli wcześniej utworzyłeś wiele filtrów, możesz łatwo znaleźć ten, który chcesz, ponieważ zostaną wyświetlone kryteria dla każdego filtra.
- Kliknij Kontyntynuj w sekcji, która pojawia się wraz z kryteriami wyszukiwania. Będzie to ekran podobny do tego, który pojawił się podczas konfigurowania oryginalnego filtra.
- Ponownie zaznacz pole wyboru „Zastosuj również filtr do”.
- Tym razem, aby aktywować filtr, kliknij Zaktualizuj filtr . Wszystkie Twoje starsze e-maile, ustawione na określony czas, zostaną teraz przeniesione do Śmieci teczka.
Studio poczty e-mail
Email Studio jest wyposażony w fajną funkcję, która automatycznie usuwa wszystkie starsze e-maile od określonego nadawcy lub te znajdujące się w określonym folderze. Wbudowana funkcja automatycznego czyszczenia pomoże utrzymać Twoją skrzynkę pocztową Gmaila o wiele bardziej uporządkowaną, prowadząc do wydajniejszego środowiska pracy.
Dzięki Email Studio możesz zarchiwizować i zastosować „Oznacz jako przeczytane” do wszystkich e-maili znajdujących się obecnie w Twojej skrzynce odbiorczej, które znajdują się tam przez ponad trzy miesiące. Pozwala także trwale usunąć wszystkie e-maile z Twojego Śmieci oraz spam foldery automatycznie po dwóch dniach. Jako dodatkowy dodatkowy bonus, Auto-Purge zawiera funkcję rezygnacji z subskrypcji e-mail, która może pomóc w łatwym usunięciu adresu e-mail z dowolnej z tych nieznośnych list mailingowych biuletynów. Jest też o wiele więcej, do czego ten dodatek jest zdolny, ale wydaje mi się, że te już wspomniane podkreślają dokładnie to, czego potrzebujemy w tym artykule.
Pakiet podstawowy jest darmowy, ale aby w pełni wykorzystać produkt, wersja premium jest oferowana w cenie 29 USD rocznie. Uaktualnienie umożliwi tworzenie wielu zestawów reguł czyszczenia i obejmuje harmonogram poczty e-mail, przekazywanie i automatyczne odpowiadanie.
Skonfiguruj i włącz automatyczne czyszczenie w Gmailu
Oczywiście pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to pobrać i zainstalować dodatek Email Studio. Gdy to zostanie osiągnięte, po otwarciu dowolnej wiadomości e-mail w Gmailu zobaczysz ikonę Studio e-mail na prawym pasku bocznym.
Aby z niego skorzystać:
- Otwórz dodatek Email Studio i zaloguj się przy użyciu swojego konta Gmail.
- Zobaczysz listę opcji. Z tych opcji wybierz narzędzie "Oczyszczanie poczty e-mail".
- Następnie kliknij Dodaj nową regułę w celu ustalenia reguły (coś w rodzaju tego, co zrobiłeś z Filtry ).
- Konfiguracja reguły składa się z dwóch części – musisz określić warunek, a następnie akcję. Pomyśl „przyczyna i skutek”. Akcja zostanie uruchomiona po spełnieniu określonego warunku.
- Aby ustawić warunek, będziesz mógł użyć zaawansowanych parametrów wyszukiwania w Gmailu, takich jak nowszy niż lub ma załącznik lub większy niż . Użyj ich, aby znaleźć dokładne dopasowanie do e-maili Gmaila, które chcesz Archiwum , wyślij do Śmieci lub przenieś do innego folderu.
- Po utworzeniu reguły kliknij przycisk Zapisać przycisk. Email Studio będzie teraz działać w tle, przeprowadzając sprawdzanie przebiegu co godzinę, wykonując określoną akcję, gdy wiadomość e-mail spełnia warunki z nią związane. W ogóle nie będziesz musiał nic robić ręcznie.