Dodanie podpisu do wiadomości e-mail nadaje jej odrobinę profesjonalizmu. Wrzucenie logo i informacji kontaktowych zapewnia promocję marki w skądinąd szarej korespondencji. Umożliwia to osobom, które chcą skontaktować się z Tobą w inny sposób. Tworzenie i używanie podpisu w programie Microsoft Outlook jest dość prostym zadaniem. Możesz nawet tworzyć wiele spersonalizowanych podpisów, aby przełączyć się na kaprys w zależności od grupy docelowej.
Jednak program Outlook dołącza podpis tylko do nowo wysłanych lub przekazanych wiadomości e-mail. E-maile, które wysłałeś przed utworzeniem podpisu, nadal będą nieobecne. Aby dodać podpis do starszych wiadomości, musisz przejść do ustawień Outlooka i zmienić kilka rzeczy.
Twój podpis może zawierać tekst, obrazy, wizytówkę elektroniczną, logo, a nawet obraz podpisu odręcznego. Możesz skonfigurować program Outlook tak, aby podpisy były automatycznie dodawane do wszystkich wiadomości wychodzących lub utworzyć swój podpis i dodawać go do wiadomości indywidualnie dla każdego przypadku.
Dodawanie podpisu do korespondencji programu Outlook
Czynności związane z dodawaniem podpisu do wiadomości e-mail będą zależeć od aktualnie używanej wersji programu Outlook. Istnieje proces dla osób korzystających ze starszych wersji oprogramowania (2007 – 2010) i dla nowszych wersji (2010+), a także dla użytkowników Microsoft Office 365.
Zacznijmy od najnowszych wersji.
Wersje Outlooka 2010+, w tym Outlook dla 365
Aby utworzyć nowy podpis dla wiadomości e-mail programu Outlook:
- Kliknij, aby utworzyć nową wiadomość e-mail.
- Kliknij Podpis i wtedy Podpisy z zakładki „Wiadomość”.
- W zależności od rozmiaru okna programu Outlook i tego, czy piszesz nową wiadomość e-mail, odpowiedź lub przesłanie dalej, karta "Wiadomość" i Podpis przycisk może znajdować się w dwóch różnych miejscach. Jednak przycisk podpisu zwykle towarzyszy Załącz plik oraz Dołącz przedmiot w sekcji „Uwzględnij” w menu „Wiadomość”.
- W zakładce „Podpis e-mail”, tuż pod polem „Wybierz podpis do edycji”, wybierz Nowy i dodaj nazwę nowego podpisu w oknie dialogowym "Nowy podpis".
- Tuż pod „Edytuj podpis” wpisz swój podpis w odpowiednim obszarze.
- Okno umożliwia zmianę czcionek, kolorów i rozmiarów czcionek, a także wyrównanie tekstu.
- Aby dodać linki i obrazy do podpisu wiadomości e-mail, zmienić czcionki i kolory oraz uzasadnić tekst, możesz to zrobić za pomocą minipaska formatowania w sekcji „Edytuj podpis”.
- Możesz nawet utworzyć bardziej niezawodny podpis z punktorami, tabelami lub obramowaniami, używając programu Microsoft Word do formatowania tekstu. Następnie przenieś go za pomocą prostej kopii ( Ctrl+C ) i wklej ( Ctrl+V ) na podpisie w polu „Edytuj podpis”.
- Możesz także dodać ikony i linki do mediów społecznościowych w swoim podpisie, o czym później poruszę.
- Gdy podpis jest taki, jaki chcesz, w sekcji „Wybierz podpis domyślny” ustaw następujące opcje:
- Wybierz konto e-mail, z którym chcesz powiązać swój podpis, korzystając z menu rozwijanego „Konto e-mail”. Możesz mieć różne podpisy dla każdego konta e-mail, którego używasz w programie Outlook.
- Aby Twój podpis był dodawany automatycznie do wszystkich przyszłych wiadomości, kliknij menu „Nowe wiadomości” i wybierz podpis. Jeśli nie chcesz, aby domyślnie była ustawiona jako automatyczna, wybierz (Żaden) . To sprawi, że każda nowa wiadomość, którą wyślesz, nie będzie miała żadnego podpisu, w tym te przekazane i na które udzielono odpowiedzi.
- Aby podpis pojawiał się w Twoich wiadomościach, na które odpowiadasz i które przekazujesz dalej, kliknij menu „Odpowiedzi/przesyłane dalej” i wybierz podpis. Spowoduje to automatyczne dodanie podpisu za każdym razem, gdy odpowiesz lub prześlesz wiadomość e-mail. Aby nie mieć tego zestawu, wybierz (Żaden) zamiast.
- Teraz, gdy to się skończyło, kliknij ok przycisk, aby wrócić, zapisać swój podpis i wrócić do nowej wiadomości.
- Należy pamiętać, że bieżąca wiadomość, w której utworzyłeś podpis, nie będzie miała podpisu. Z jakiegoś powodu podpis pojawi się tylko w kolejnych wiadomościach. Musisz dodać podpis ręcznie, jeśli nie możesz się doczekać jego użycia.
Ręczne wstawianie podpisu
W przypadku nowej wiadomości, którą rozpocząłeś w celu utworzenia podpisu lub tych, którzy nie chcą, aby podpis był ustawiany automatycznie, nadal możesz wstawić podpis ręcznie.
Aby to zrobić:
- Po otwarciu wiadomości e-mail kliknij zakładkę „Wiadomość” i wybierz Podpis .
- Spowoduje to otwarcie wysuwanego menu wyświetlającego wszystkie zapisane podpisy, które utworzyłeś. Wybierz podpis, którego chcesz użyć, z opcji, klikając go. Pojawi się teraz w Twojej bieżącej wiadomości.
Dodawanie logo lub obrazu do podpisu
Marki zazwyczaj wymagają logo. Aby dodać do podpisu obraz, taki jak logo lub ikona mediów społecznościowych:
- Otwórz nową wiadomość e-mail i kliknij kartę „Wiadomość”.
- Kliknij Podpis i wtedy Podpisy .
- Wybierz podpis, do którego chcesz dodać logo lub obraz, zaznaczając go w polu „Wybierz podpis do edycji”.
- Kliknij na Dodaj obraz ikonę, zlokalizuj obraz, który chcesz dodać z plików na komputerze, a następnie wybierz Wstawić .
- Możesz zmienić rozmiar obrazu lub logo, klikając obraz prawym przyciskiem myszy i wybierając Obrazek z opcji menu. Kliknij kartę „Rozmiar” i użyj dostępnych opcji, aby zmienić rozmiar obrazu zgodnie ze specyfikacjami.
- Pozostaw zaznaczone pole „Zablokuj proporcje”, aby zachować proporcje obrazu.
- Gdy obraz zostanie zmieniony i będzie gotowy do pracy, kliknij ok .
- Kontynuuj, klikając ok ponownie, aby zapisać wszystkie zmiany, które właśnie wprowadziłeś w swoim podpisie.
Wersje programu Microsoft Outlook 2007 – 2010
Aby utworzyć nowy podpis przy użyciu starszej wersji programu Microsoft Outlook:
- Zdecyduj się na utworzenie nowej wiadomości.
- Kliknij na zakładkę „Wiadomość” i wybierz Podpis z sekcji „Uwzględnij”.
- Kliknij Podpisy, gdy się pojawi.
- W zakładce „Podpis e-mail” kliknij Nowy .
- Wpisz nazwę swojego podpisu, a następnie kliknij ok przycisk.
- Wpisz tekst, który chcesz dołączyć do podpisu, w polu "Edytuj podpis".
- Możesz sformatować tekst, podświetlając tekst, który chcesz edytować, a następnie używając przycisków stylu i formatowania dla żądanych opcji.
- Dodając dodatkowe elementy, takie jak obrazy, hiperłącza i e-wizytówki, kliknij miejsce, w którym ma się pojawić element, i:
- e-Wizytówka - Kliknij Wizytówka a następnie kliknij jeden z kontaktów na liście „Zarchiwizowane jako”. Kliknij ok przycisk.
- Hiperłącze - Kliknij Hiperłącze i wpisz (lub wklej) adres URL, do którego link będzie łączył tekst. Kliknij ok przycisk.
- Obraz/Obraz – Kliknij ikonę Obraz, zlokalizuj obraz, który chcesz przesłać do podpisu, wybierz go, a następnie kliknij ok przycisk.
- Po zakończeniu edycji kliknij OK, aby sfinalizować tworzenie podpisu.
- Wiadomość e-mail, którą aktualnie otwierasz w celu utworzenia podpisu, nie zostanie automatycznie dodana do podpisu. Musisz to zrobić ręcznie.
Dodawanie podpisu do wiadomości e-mail
Podpisy można dodawać automatycznie lub ręcznie do wszystkich wychodzących wiadomości, odpowiedzi i wiadomości przesyłanych dalej. W jednej wysyłanej wiadomości e-mail można użyć tylko jednego podpisu, więc jeśli zdecydujesz się ustawić jeden automatycznie, najlepiej byłoby, gdyby podpis był skierowany do szerszego grona odbiorców.
Aby automatycznie wstawić podpis do wiadomości e-mail:
- Utwórz nową wiadomość e-mail.
- Przejdź do zakładki "Wiadomość" i kliknij Podpis znajdujący się w sekcji Dołącz.
- Kliknij Podpisy, gdy się pojawi.
- Zlokalizuj „Wybierz domyślny podpis”, kliknij menu „Lista kont e-mail”, wybierz konto e-mail, z którym chcesz powiązać podpis.
- Wybierz podpis, który chcesz dołączyć, wybierając jeden z listy „Nowe wiadomości”.
- W przypadku przesyłania dalej i odpowiedzi, aby dodać podpis, wybierz podpis z rozwijanej listy „Odpowiedzi/przesyłane wiadomości”. Kliknij (Żaden) jeśli wolisz nie mieć podpisu, wychodzić z odpowiedzią i przesyłać dalej wiadomości e-mail.
- Kliknij ok aby zapisać ustawienia podpisu.
Aby ręcznie dodać podpis do wiadomości e-mail:
- Utwórz nową wiadomość e-mail.
- Kliknij na zakładkę "Wiadomość".
- Kliknij Podpis , który można znaleźć w sekcji „Uwzględnij”.
- Wybierz podpis, który chcesz wstawić, klikając go bezpośrednio.
Podpis pojawi się teraz w Twojej wiadomości wychodzącej. Jeśli wybrałeś niepoprawnie lub po prostu chcesz usunąć dodany podpis, zaznacz podpis w wiadomości i kliknij Kasować (lub Backspace ) na klawiaturze.
Korzystanie z konta Microsoft Office 365 w usłudze Outlook.com
Osoby korzystające z aplikacji Outlook w sieci Web z kontem Microsoft Office 365 muszą utworzyć podpis w obu produktach.
Aby tworzyć podpisy e-mail i używać ich w programie Outlook w sieci Web:
- Zaloguj się na swoje konto Outlook.com i otwórz swój Ustawienia klikając Koło zębate ikonę u góry strony.
- Kliknij Poczta , następnie Skomponuj i odpowiedz .
- Wpisz swój podpis w obszarze Podpis e-mail.
- Możesz użyć dostępnych opcji formatowania, aby zmienić wygląd podpisu zgodnie z własnymi upodobaniami.
- Możesz mieć tylko jeden podpis na konto.
- Aby podpis był domyślnie wyświetlany we wszystkich przyszłych wiadomościach, zaznacz pole wyboru „Automatycznie dołącz mój podpis do nowych wiadomości, które tworzę”. Dzięki temu wszystkie przyszłe skomponowane wiadomości e-mail mają Twój podpis na dole.
- Przekazane wiadomości i odpowiedzi będą wymagały zaznaczenia w polu „Automatycznie dołącz mój podpis do wiadomości, które przesyłam dalej lub na które odpowiadam”.
- Nie zaznaczając żadnej z tych opcji, musisz ręcznie dodać swój podpis do każdej tworzonej w przyszłości wiadomości e-mail.
- Po zakończeniu edycji kliknij Zapisać .
Aby dodać swój podpis ręcznie:
- W skrzynce pocztowej wybierz Nowa wiadomość.
- Skomponuj swoją wiadomość w całości i kliknij ikonę z trzema kropkami.
- Stąd wybierz Wstaw podpis .
- Gdy wiadomość będzie gotowa do wysłania, kliknij Wysłać przycisk.