Bez wątpienia Gmail to najpopularniejsza usługa poczty e-mail. Świetnie współpracuje z aplikacjami innych firm do synchronizowania treści w różnych protokołach. Oferuje również dobre opcje automatyzacji, zarządzania i sortowania wiadomości e-mail.
Odbywa się to za pomocą inteligentnych etykiet, których można używać jak folderów, a istnieje kilka domyślnych etykiet, które powinny automatycznie sortować wiadomości przychodzące. Prawdę mówiąc, ustawienie i zaprogramowanie wszystkiego może zająć trochę czasu. Otrzymasz jednak czystą, pozbawioną bałaganu skrzynkę odbiorczą i łatwiej będzie zbiorczo wybierać i sortować wszystkie e-maile.
Czym są etykiety inteligentne?
Domyślnie inteligentne etykiety dzielą przychodzące wiadomości e-mail na pięć kategorii. Oto, czym one są:
Społeczności — ta etykieta zawiera e-maile z serwisów randkowych, mediów społecznościowych i innych witryn do udostępniania multimediów.
- Aktualizacje – Twoje cyfrowe paragony, rachunki, potwierdzenia, a także sprawozdania finansowe trafiają do etykiety Aktualizacje.
- Podstawowy – Wiadomości, które nie należą do nigdzie indziej i osobiste e-maile, trafiają do etykiety Główne.
- Forum – E-maile o wiadomościach z tablic internetowych, grup i forów są dostępne w zakładce Fora.
- Promocje – Irytujące wybuchy e-maili i kampanie marketingowe są wysyłane do Promocji.
Notatka: Gmail jest bardzo dobry w filtrowaniu wiadomości e-mail do etykiet, o ile są one włączone i odpowiednio skonfigurowane. Jednak niektóre z nowych e-maili mogą nadal trafić na kartę Główne.
Konfiguracja inteligentnych etykiet
Google pozwala wybrać, które etykiety inteligentne pojawią się w Twojej skrzynce odbiorczej. Na przykład w menu konfiguracji możesz usunąć Promocje lub Społeczności ze swojej skrzynki odbiorczej. To właśnie musisz zrobić.
Krok 1
Kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu ekranu, aby uzyskać dostęp do menu Ustawienia. Następnie kliknij „Zobacz wszystkie ustawienia”.
Krok 2
Teraz wybierz „Skrzynka odbiorcza” i kliknij pole przed etykietami, które chcesz umieścić w swojej skrzynce odbiorczej. Jeśli naprawdę nie potrzebujesz e-maili promocyjnych lub społecznościowych, zachowaj wszystko niezaznaczone. Po zakończeniu kliknij „Zapisz zmiany”, aby potwierdzić i możesz już iść.
Używanie filtrów do automatycznego sortowania wiadomości e-mail
Filtry służą do automatycznego sortowania e-maili i umieszczania ich pod poprawną etykietą. Jak wskazano, filtry domyślne same w sobie wykonują całkiem dobrą robotę i można również ustawić niestandardowe.
Krok 1
Uruchom Gmaila i kliknij małą strzałkę w dół na pasku wyszukiwania (strzałka znajduje się po prawej stronie paska). Znika formularz cyfrowy i trzeba wypełnić odpowiednie sekcje.
Krok 2
Formularz jest dość obszerny i zawiera nadawcę i odbiorcę wiadomości e-mail, temat, rozmiar, datę itp. Pole „Zawiera słowa” jest dość interesujące, ponieważ pozwala wpisać docelowe słowa kluczowe i wysyłać spam prosto w cyfrowe zapomnienie.
Krok 3
Po wypełnieniu pól kliknij Utwórz filtr i pojawi się kolejne wyskakujące okienko, a następnie wybierz „Pomiń skrzynkę odbiorczą (zarchiwizuj)”. W ten sposób zapewniasz, że e-maile z filtrem ominą Twoją skrzynkę odbiorczą i pojawią się tylko pod wyznaczoną etykietą. Powinieneś także wybrać „Zastosuj również filtr do 15 pasujące rozmowy” znajdujące się w dolnej części wyskakującego okienka.
Krok 4
Obok opcji „Zastosuj etykietę” znajduje się strzałka w dół, kliknij tę strzałkę i wybierz etykietę pasującą do przefiltrowanych wiadomości e-mail.
Porada eksperta: Google nie ogranicza Twoich opcji do domyślnych etykiet. Kliknij „Nowa etykieta” i utwórz własną, która odpowiada Twoim potrzebom.
Krok 5
Na koniec ponownie klikasz „Utwórz filtr”, a wszystkie przefiltrowane e-maile przeskakują ze skrzynki odbiorczej do etykiety. Dotyczy to również starych e-maili otrzymanych od danego nadawcy. Możesz wyświetlić podgląd przefiltrowanych wiadomości e-mail, wybierając opcję Cała poczta lub przechodząc do tego filtra.
Ważna uwaga
Odfiltrowane wiadomości pojawiają się w odpowiednich folderach, gdy używasz klienta poczty e-mail do uzyskiwania dostępu do Gmaila przez IMAP. Z drugiej strony nie dotyczy to korzystania z Gmaila POP. Tym razem przefiltrowane wiadomości pojawiają się wraz ze wszystkimi nowymi wiadomościami.
Eksportowanie i importowanie filtrów
Możesz tego nie wiedzieć, ale Google umożliwia eksportowanie i importowanie filtrów. Może to być prawdziwym ratunkiem, jeśli musisz przejść do nowego klienta poczty e-mail.
Aby wyeksportować filtry, otwórz Ustawienia Gmaila, kliknij „Zobacz wszystkie ustawienia” i wybierz zakładkę „Filtry i zablokowane adresy”. Wybierz filtr, który chcesz wyeksportować i kliknij „Eksportuj”. Otrzymasz plik .xml, który można edytować za pomocą edytora tekstu. Ale nie ma powodu, aby wprowadzać tam jakiekolwiek zmiany, ponieważ łatwiej jest usuwać/zmieniać filtry po ich przesłaniu.
Importowanie filtrów jest również dość łatwe. Przejdź na dół strony i wybierz „Importuj filtry”, a następnie „Wybierz plik”. Znajdź plik .xml filtrów, kliknij go i wybierz „Otwórz plik”. Gmail nie kończy automatycznie akcji, musisz kliknąć „Utwórz filtry”, aby potwierdzić.
Sztuczka: Najszybszym sposobem automatycznego sortowania ważnych e-maili jest oznaczenie ich gwiazdką. Wystarczy kliknąć małą gwiazdkę obok daty i godziny, a e-maile pojawią się w sekcji Oznaczone gwiazdką.
Listonosz Cometh
Kiedy wszystko jest powiedziane i zrobione, skonfigurowanie automatycznego sortowania w Gmailu zajmuje trochę czasu i wysiłku. Ale interfejs użytkownika jest intuicyjny, prosty w obsłudze i wystarczy to zrobić tylko raz.
Czy korzystasz z klienta poczty e-mail, aby uzyskać dostęp do swojego konta Gmail? Jakie niestandardowe etykiety chciałbyś stworzyć? Możesz powiedzieć nam więcej o swoich preferencjach w sekcji komentarzy poniżej.