Wysyłanie wiadomości e-mail może być skomplikowanym procesem. Jeśli wysyłasz wiadomość związaną z biznesem, musisz być pełen szacunku, jak to tylko możliwe, wysłanie jej do nauczyciela Twojego dziecka wymaga szczerości, wiadomość do członka rodziny może być tak wyluzowana, jak chcesz w wielu przypadkach.
Idealny e-mail oznacza, że Twoje treści są krótkie i na temat, co ułatwia czytanie. Twój podpis musi to odzwierciedlać, ale także przekazywać swój punkt widzenia. Niezależnie od tego, czy wyrażasz wdzięczność, czy oczekujesz odpowiedzi, najpierw omówimy idealne profesjonalne podpisy e-mail.
Profesjonalne e-maile
Jak wspomniano wcześniej, rodzaj podpisów zawartych w wiadomości e-mail będzie się różnić w zależności od tego, do kogo ją wysyłasz. Podczas wysyłania jakiejkolwiek formy komunikacji pisemnej ważne jest, aby pamiętać o swoich odbiorcach. Więc bez zbędnych ceregieli, oto kilka podpisów, które należy uwzględnić w swoich profesjonalnych e-mailach.
"Oczekuję na twoją odpowiedź w niedługim czasie!"
Ten rodzaj potwierdzenia wiadomości e-mail informuje odbiorcę, że oczekujesz odpowiedzi. Niezależnie od tego, czy jest to CV, czy reklama, odpowiedź drugiej osoby jest uprzejma, a umieszczenie tego w e-mailu oznacza, że oczekujesz odpowiedzi. Możesz to zmienić, aby powiedzieć „Nie mogę się doczekać możliwości dalszej rozmowy z tobą”.
„Twój cenny czas jest bardzo doceniany”
Jeśli Twój odbiorca jest w pracy, prawdopodobnie nie ma dużo czasu i otrzymuje dużo e-maili. Dołączenie tego podpisu jest jednym ze sposobów wyrażenia prawdziwej wdzięczności, która gwarantuje uprzejmą odpowiedź.
"Gorące pozdrowienia!"
Ciepłe pozdrowienia to świetny sposób na zakończenie e-maila, ponieważ jest uprzejmy i profesjonalny. Niektórzy mogą pomyśleć, że jest nieco staromodny, ale jest prosty i do tego stopnia, że jest idealny do e-maili.
Podpisy, których należy unikać
Niektóre z nich są dopuszczalne w pewnych okolicznościach, ale większość nie jest zalecana w przypadku formalnych lub profesjonalnych wiadomości e-mail.
1. Dzięki
„Dzięki” i warianty wraz z tą styczną („ponownie dziękuję”, „dziękuję!”, „bardzo dziękuję” i tak dalej) wydają się trochę nieszczere. Nie tylko wszyscy czytamy e-maile z odrobiną sarkastycznego tonu w głowie, ale jeśli piszesz, aby kogoś o coś poprosić – zamiast szczerze podziękować – jest to trochę nieprzyjemne. Unikać.
2. Z poważaniem
Chociaż być może nauczono Cię, aby zawsze kończyć list – a tym samym e-mail – szczerze, po prostu tego nie rób. Jeśli zaczynasz e-mail od „Kochanie”, możesz ujść na sucho z „z poważaniem”, ale w przeciwnym razie unikaj – nawet w niektórych formalnych aplikacjach.
3. … wkrótce
„Porozmawiaj wkrótce”, „porozmawiaj z tobą wkrótce”, a nawet „więcej wkrótce” – pożyczanie czegokolwiek „wkrótce” generalnie zobowiązuje cię do ponownego porozmawiania z tą osobą. Dobrze, jeśli zamierzasz wysłać e-mail uzupełniający lub spotkać się z kimś osobiście; mniej dobrze, jeśli nie masz zamiaru podejmować wysiłku, aby z nimi porozmawiać. Choć jest to zwykła odpowiedź, może się wydać nieszczera.
4. Twoje imię
Zakończenie wiadomości e-mail po prostu wylogowaniem się jest postrzegane jako dość zimne i nagłe. O ile nie jest to ostateczna odpowiedź na e-mail, w którym odpowiedziałeś na pytanie i otrzymałeś odpowiedź, ta nie przekaże żadnej wiadomości poza „Skończyłem z tobą rozmawiać”. Najlepiej więc nie zostawiać tylko swojego podpisu.
5. Twoje inicjały
Podpisanie się za pomocą swoich inicjałów lub pierwszego inicjału jest odrobinę bardziej przyjazne niż wpisanie pełnego imienia i nazwiska, ale nadal jest tak samo nagłe. Pozostawia to również ludzi stosunkowo w ciemno, jeśli chodzi o to, kim jesteś, więc tak naprawdę najlepiej jest używać tylko wtedy, gdy rozmawiasz z kimś, kogo już znasz dość dobrze.
6. Nic
Co zaskakujące, zakończenie e-maila z niczym jest całkowicie w porządku, ale nie możesz tego zrobić w pierwszym e-mailu. Zawsze najpierw skończ z wiadomościami e-mail, a ponieważ coraz więcej e-maili jest wysyłanych szybko po sobie, możesz zrezygnować z formalności.
7. Z szacunkiem
Sztywny i przestarzały. Wydobądź to tylko wtedy, gdy wysyłasz e-mail do urzędnika państwowego lub kogoś z duchowieństwa jako „z poważaniem” jest standardem bliższym w tej sytuacji.
8. XX [Pocałunki]
O ile nie jest to członek rodziny lub bliski przyjaciel, nie powinieneś tego robić. Niektóre zwykłe relacje w pracy uznają to za akceptowalne, ale tak naprawdę jest to tylko coś, co robisz z kimś, z kim już wiesz, że możesz to zrobić. Nie rzucaj tego na kogoś znikąd, to przerażające.
9. Najlepsze
Ta odpowiedź, wraz z „wszystkiego najlepszego” i „najlepszych życzeń”, jest stosunkowo bezpiecznym zakończeniem, jeśli jesteś grzeczny, ale nieformalny. Im więcej słów dodasz, na przykład „najlepsze życzenia” lub „wszystkiego najlepszego”, tym bardziej formalny staje się sentyment. Niektórzy uważają, że „najlepsze” i jego warianty mogą być zbyt wylewne, ale w większości powinno ci to dobrze służyć.
10. Twój
„Twój” i jego warianty („Twój naprawdę”, „Twój wiernie” itd.) znajdują się na bardziej formalnym końcu spektrum. Podobnie jak w przypadku „najlepszego”, im więcej słów dodasz, tym bardziej formalne się to stanie. „Twój” ma jednak inną komplikację: wielu zastanawia się dokładnie, co oferujesz, kiedy mówisz „twój”, a „twój wiernie” wskazuje na coś niewiarygodnie formalnego, jak nadchodząca propozycja małżeństwa. Unikać.
11. „Twój przyjaciel”
Zobacz powiązane 8 najlepszych aplikacji biznesowych na iPhone'a, iPada i Androida 6 wspieranych naukowo sposobów na zwiększenie produktywnościTen może podzielić wielu ludzi. Jest po prostu trochę zbyt formalny i dla niektórych jest trochę zbliżony do „z poważaniem”. Jednak niektórzy uważają to za znośne, generalnie młodsze pokolenia, ponieważ i tak zaprzyjaźniamy się z większością naszych kolegów. Nie zalecamy wysyłania „Twojego znajomego” do starszego współpracownika lub kogoś, kto ma władzę.
12. Bardzo dziękuję!
Jest nie tylko nieprofesjonalny, ale także brakuje mu gramatyki. W zależności od odbiorcy może to być w porządku (jeśli jest to na przykład ostatni e-mail do zespołu wsparcia IT po rozwiązaniu problemu).
14. Pozdrowienia
Naprawdę akceptowalne tylko, jeśli jesteś Brytyjczykiem, w przeciwnym razie wydaje się to trochę protekcjonalne. To samo można powiedzieć o „ta”, ale „na zdrowie” jest ogólnie ulubioną odpowiedzią, która jest również przyjemnie swobodne i – dla nas Brytyjczyków – całkowicie akceptowalna zamiast „dzięki” i bardziej formalnych podpisów e-mailowych.
15. Jak zawsze
Powszechnie preferowanym sposobem zakończenia wiadomości e-mail jest „jak zawsze”. Może nie jest idealnym zakończeniem pierwszego kontaktu, ale świetnie nadaje się do odpowiadania komuś, z kim często rozmawiasz przez e-mail. Nie niesie żadnych oczekiwań, skojarzeń ani tonu do odczytania. To po prostu ty podpisujesz się jako ty.
Często Zadawane Pytania
Czasami doskonały e-mail może mieć ogromny wpływ na Twój następny krok w życiu. Oto kilka pytań dotyczących podpisywania e-maili, które pomogą Ci wysyłać doskonałe e-maile.
Czy podpisanie wiadomości e-mail to naprawdę wielka sprawa?
Wszystko zależy od kontekstu, w jakim wysyłasz e-mail. Jeśli wysyłasz notatkę e-mailem do współpracownika lub kilka notatek z zajęć do kolegi z klasy, prawdopodobnie nie jest to taka wielka sprawa. Jednak zły podpis e-mail może spowodować wysłanie niewłaściwej wiadomości. Na przykład, jeśli wyślesz „Tak, dziękuję” komuś, kto próbuje ci pomóc, może to wydać się szydercze lub sarkastyczne.
Niestety w komunikacji tekstowej brakuje kontekstu, co oznacza, że odbiorca może łatwo wpaść na zły pomysł. Uważaj więc, w jaki sposób czytelnik przyjmie wiadomość, którą wysyłasz, ponieważ tak, czytelnik prawdopodobnie zobaczy Twoją zgodę.
Czy powinienem dodać podpis?
Absolutnie! Podanie swojego imienia i nazwiska, informacji kontaktowych i firmy znacznie ułatwi odbiorcy odpowiedź w przyszłości. Nie wspominając o tym, że podpis jest powszechnie akceptowany jako symbol kogoś, kto rozumie, jak działa komunikacja e-mailowa.
Nie przemyślaj tego
Jeśli kiedykolwiek przeczytałeś i przeczytałeś ponownie ważną wiadomość e-mail przed jej wysłaniem, ta sekcja dotyczy Ciebie.
Oczywiście naturalne jest, aby zastanowić się, do kogo wysyłasz wiadomość e-mail i dlaczego. Jeśli jest to e-mail sprzedażowy, najlepiej zostawić pozytywne potwierdzenie, które również zachęca do odpowiedzi. Coś w stylu „Nie mogę się doczekać dalszej rozmowy z tobą” jest tutaj idealne. Ale to zdanie nie działałoby dobrze na przykład w e-mailu z kondolencjami.
Chociaż wysłanie ważnego e-maila może być onieśmielające, większość ludzi na ogół przegląda swoje e-maile i nie będzie cię zbytnio oceniać po podpisaniu.