Chcesz umówić się na spotkanie? Masz sytuację awaryjną i potrzebujesz pomocy? Termin nagle skrócony o połowę? Chcesz szybko sprawdzić dostępność współpracowników? Chcesz sprawdzić czyjąś dostępność w Kalendarzu Google? Możesz robić wszystkie te rzeczy, jeśli masz wszystkie udostępnione kalendarze. Ten samouczek pokaże Ci, jak.
Kalendarz Google umożliwia udostępnianie kopii kalendarza współpracownikom i znajomym. Pozwala im sprawdzać dostępność, ustawiać przypomnienia i zapraszać na wydarzenie. To fajna funkcja aplikacji, która sprawia, że wspólna praca jest dziecinnie prosta.
Ale jest w porządku. Musisz aktywnie przyznać innym uprawnienia do przeglądania kalendarza i ustawić osobne uprawnienia, aby mogli go edytować. Jeśli wolisz, możesz nawet utworzyć kalendarz udostępniony niezależnie od własnego.
Udostępnianie Kalendarza Google
Udostępnianie kalendarza przypomina trochę kalendarz Exchange w Outlooku. Mogą go wyświetlać osoby z grupy lub osoby, którym przyznałeś uprawnienia. Ustawiasz określone uprawnienia do edycji lub nie i możesz ich używać do sprawdzania dostępności, spotkań i tak dalej. Każdy, z kim się dzielisz, będzie musiał również korzystać z Kalendarzy Google, w przeciwnym razie musisz upublicznić cały kalendarz, co nie jest idealne.
Aby udostępnić istniejący kalendarz, wykonaj następujące czynności:
- Otwórz swój Kalendarz Google.
- Wybierz kalendarz, który chcesz udostępnić z lewej strony.
- Wybierz trzy kropki obok niego, a następnie wybierz Ustawienia i udostępnianie.
- Wybierz Dodaj osoby w obszarze Udostępnij określonym osobom, aby udostępnić je innym osobom.
- Zaznacz pole obok Udostępnij publicznie w obszarze Uprawnienia dostępu do udostępniania grupie. Wybierz grupę z listy rozwijanej.
- Wybierz Wyślij po zakończeniu.
Udostępnianie grupie będzie działać tylko wtedy, gdy korzystasz z Grup dyskusyjnych Google. W przeciwnym razie będziesz musiał dodać członków grupy indywidualnie.
Jeśli wolisz, możesz utworzyć nowy kalendarz udostępniony.
- Otwórz swój Kalendarz Google.
- Wybierz Inne kalendarze, a następnie Utwórz nowy kalendarz w lewym menu, aby utworzyć nowy kalendarz.
- Nazwij go i wybierz Utwórz kalendarz.
- Wykonaj powyższe kroki, aby zezwolić na dostęp poszczególnym osobom lub grupom.
Zobacz czyjś kalendarz Google
Jeśli już korzystasz z udostępniania kalendarza i chcesz wyświetlić czyjś Kalendarz Google, to również jest bardzo proste.
- Otwórz Kalendarze Google.
- Wybierz puste pole, w którym jest napisane Szukaj osób.
- Wpisz imię i nazwisko lub adres Gmail osoby, którą chcesz zobaczyć.
- Wybierz je z listy tak, jak się pojawią.
Nazwa pojawi się tylko wtedy, gdy udostępnili już kalendarz grupie lub pojedynczym osobom. Zobaczysz ich kalendarz na liście po lewej stronie w sekcji Moje kalendarze.
Sprawdź, czy ktoś jest wolny z Kalendarzem Google
Jeśli próbujesz skonfigurować spotkanie lub wydarzenie, możesz sprawdzić, czy osoby są wolne, używając własnego kalendarza, gdy powiążesz ich kalendarze lub uzyskasz dostęp do kalendarzy udostępnionych.
- Otwórz swój Kalendarz Google.
- Wybierz Utwórz po lewej stronie, aby utworzyć wydarzenie.
- Nadaj mu tytuł, zdecyduj, czy to wydarzenie, czy przypomnienie.
- Ustaw datę i godzinę.
- Wybierz Więcej opcji u dołu okna.
- Wybierz Dodaj gości w sekcji Goście po prawej stronie.
- Wybierz kartę Znajdź czas po lewej stronie.
- Upewnij się, że w polu zaznaczono opcję Wszyscy goście i poszukaj godzin w wybranym dniu.
- Utwórz wydarzenie, nadaj mu tytuł i naciśnij Zapisz u góry.
Jeśli ktoś jest zajęty, przedział czasowy zostanie oznaczony kolorem lub pojawi się słowo Zajęty. Nie będziesz mógł ich zaprosić, jeśli są oznaczeni jako zajęci w swoim kalendarzu. Gdy klikniesz Zapisz, każda zaproszona osoba otrzyma e-mail z zaproszeniem i wydarzeniem dodanym do ich kalendarzy.
Utwórz publiczny Kalendarz Google
Dla niektórych udostępnianie własnego kalendarza innym nie jest dobre, a w niektórych branżach to nie jest możliwe. W takich sytuacjach lepsze jest stworzenie osobnego kalendarza grupowego dla działu lub zespołu.
- Otwórz Kalendarz Google.
- Wybierz Inne kalendarze, a następnie Utwórz nowy kalendarz w lewym menu, aby utworzyć nowy kalendarz
- Nazwij go i wybierz Utwórz kalendarz.
- Wybierz ikonę koła zębatego w oknie kalendarza, aby wybrać Ustawienia.
- Wybierz kalendarz, który właśnie utworzyłeś i wybierz Uprawnienia dostępu.
- Zaznacz pole obok Udostępnij publicznie.
Kiedy mówi „publiczny”, niekoniecznie oznacza to cały świat, ale te w Twojej domenie G Suite. Jeśli nie korzystasz z G Suite, każdy, kto uzyska adres URL kalendarza, będzie mógł zobaczyć, co się dzieje, więc zachowaj go między sobą.