Dla wielu tworzenie klonów lub kopii wersji roboczych wiadomości e-mail jest niezbędną częścią ich pracy. Na szczęście jest to możliwe dzięki szablonom wiadomości e-mail, funkcji już wbudowanej w Gmaila.
Niezależnie od tego, czy próbujesz utworzyć ogólny e-mail do automatycznych odpowiedzi na zapytania i płatności, czy po prostu szukasz skrótu do czasu odpowiedzi e-mail, Gmail ma to, czego szukasz. W tym artykule zajmiemy się tworzeniem własnych szablonów wiadomości e-mail na większości głównych urządzeń.
Szablony wiadomości
Szablony wiadomości e-mail są ratunkiem dla wszystkich właścicieli małych firm lub tych, którzy mówią to samo w tego samego rodzaju wiadomościach e-mail. Używam ich odkąd założyłem własną firmę i zaoszczędziły mi wiele setek godzin na przestrzeni lat.
Szablony wiadomości e-mail mogą również sprawić, że będziesz wyglądać bardziej profesjonalnie. Możesz odpowiedzieć szybciej, a proste „Dziękuję za wiadomość e-mail, jeden z naszych zespołów skontaktuje się z Tobą bezpośrednio w ciągu 24 godzin” może sprawić, że klient poczuje się doceniony. Biorąc pod uwagę, jak łatwo to zrobić, gorąco polecam korzystanie z nich.
Tworzenie szablonów wiadomości e-mail w Gmailu na komputerze
Gmail wywołuje szablony szablonów odpowiedzi i musisz włączyć tę funkcję, zanim będzie można z nich korzystać. Po zakończeniu możesz utworzyć dowolną liczbę szablonów wiadomości e-mail.
- Otwórz Gmaila i zaloguj się.
- Teraz wybierz ikonę menu Ustawienia trybów w prawym górnym rogu ekranu.
- Następnie kliknij Zobacz wszystkie ustawienia.
- Teraz kliknij Zaawansowany.
- Następnie, jeśli jeszcze nie jest, wybierz Włączyć dla Szablony i kliknij Zapisz zmiany.
- Po ponownym załadowaniu Gmaila kliknij Komponować.
- Wpisz tekst, który chcesz umieścić w szablonie, a następnie kliknij Jeszcze (trzy pionowe kropki).
- Następnie kliknij Szablony > Zapisz wersję roboczą jako szablon > Zapisz jako nowy szablon.
- Na koniec nazwij swój szablon i wybierz Zapisać.
Tworzenie szablonów wiadomości e-mail w Gmailu na Androida
Podobnie jak na komputerze, możesz utworzyć szablon na swoim urządzeniu z Androidem.
- Otwórz aplikację Gmail i kliknij Komponować przycisk (+).
- Teraz wpisz swój e-mail i kliknij Jeszcze przycisk (trzy pionowe kropki).
- Wybierać Zapisz Projekt z menu rozwijanego.
Tworzenie szablonów wiadomości e-mail w Gmailu na iPhonie
Aby pracować z Gmailem, musisz zainstalować aplikację, taką jak Szablony wiadomości e-mail, lub użyć wbudowanej aplikacji Notatki do tworzenia szablonów wiadomości e-mail.
- Otwórz aplikację Gmail, przewiń w dół i kliknij Komponować przycisk (ikona papieru i długopisu).
- Jeśli zainstalowałeś szablony e-mail, kliknij wielokropek (trzy poziome kropki) i wybierz Wstaw z szablonów przez cloudHQ.
Alternatywnie możesz utworzyć szablon za pomocą aplikacji Notatki.
- W utworzonym szablonie wiadomości e-mail kliknij ikonę w prawym górnym rogu ekranu i wybierz aplikację Gmail.
- Notatka powinna teraz zostać załadowana do treści wiadomości e-mail.
Korzystanie z szablonu wiadomości e-mail
Po utworzeniu szablonu e-mail nadszedł czas, aby go użyć. Kiedy otrzymasz pierwszą możliwość wykorzystania szablonu, zrób tak:
- Otwórz Gmaila i kliknij Komponować.
- Teraz kliknij Jeszcze.
- Następnie idź do Szablony > Wstaw szablon i wybierz szablon e-maila.
- Następnie edytuj według potrzeb i kliknij Wysłać.
Możesz również zrobić to samo, używając Odpowiedz.
Używanie szablonu wiadomości e-mail do automatycznych odpowiedzi
Idąc o krok dalej w szablonie wiadomości e-mail, co powiesz na skonfigurowanie gotowej odpowiedzi jako automatycznej odpowiedzi na przychodzącą wiadomość e-mail. Musisz zachować ogólną odpowiedź w puszkach, ale jest to świetny sposób na potwierdzanie zamówień lub zapytań i budowanie dobrych relacji z klientem.
- Kliknij ikonę na pasku wyszukiwania u góry ekranu.
- Teraz wprowadź kryteria wyszukiwania i wybierz Utwórz filtr.
- Następnie kliknij pole wyboru dla Wyślij szablon, wybierz szablon, który chcesz wysłać, a następnie kliknij Utwórz filtr Ponownie.
Teraz po spełnieniu kryteriów filtrowania Gmail automatycznie wyśle odpowiedź w puszkach. Jest to idealne rozwiązanie w przypadku potwierdzeń lub aktualizacji i można je ustawić tak, aby uruchamiało się na wiele sposobów. Nie mogę wymienić ich wszystkich tutaj, ale rozpoznasz w swoich e-mailach wzór, którego możesz użyć. Na przykład wszystkie wiadomości e-mail wysyłane są na Twój adres e-mail „[email protected]” lub dowolny e-mail zawierający słowo „Zamówienie”. Masz pomysł.