Jeśli potrzebujesz zrobić listę czegokolwiek, kuszące jest, aby zobaczyć Excela jako domyślne repozytorium: w końcu jest to tylko niewielka lista elementów dla Ciebie lub kilku bliskich współpracowników.

Być może potrzebujesz czegoś bardziej wyrafinowanego, takiego jak formuły do ​​obliczeń lub programowania makr, aby zautomatyzować zbieranie i przetwarzanie danych.

Niestety łatwość, z jaką można rozpocząć pracę w Excelu lub konkurencyjnym programie do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, jest również jednym z jego największych problemów. To, co zaczyna się jako mały projekt w programie Excel, rozrasta się w coś ogromnego, w którym to momencie możesz również napotkać problemy z szybkością i stabilnością, a nawet problem programistyczny, którego nie możesz rozwiązać.

Ponadto zadania związane z zarządzaniem dużymi danymi często stanowią poważne wyzwania, takie jak organizacja, wdrażanie, klasyfikacja plików, zarządzanie bazami danych, współpraca z użytkownikami i inne. Aby złamać strukturę bazy danych, wystarczy umieścić dane w niewłaściwym miejscu, niespójnie wpisywać dane, a nawet mieć dwie osoby pracujące na tym samym arkuszu. Kilka rzeczy może pójść nie tak, powodując opóźnienia i możliwą utratę danych.

W tym artykule wyjaśniono najczęstsze problemy, które pojawiają się podczas korzystania z arkuszy kalkulacyjnych programu Excel, jak sobie z nimi radzić i kiedy lepiej jest się zanurzyć i zamiast tego przejść do bazy danych.

Zagadnienie #1: Edycja wielu użytkowników w programie Excel

Gdy systemy Excela rozwijają się organicznie, szybko napotykasz problemy, w których jeden użytkownik otwiera skoroszyt w określonym czasie, a druga osoba dowiaduje się, że jest już otwarty. Drugi użytkownik może anulować, czekać lub wyświetlić wersję tylko do odczytu. Obietnica programu Excel, aby poinformować Cię, kiedy druga osoba wyjdzie ze skoroszytu, jest hazardem, ponieważ nie sprawdza statusu tak często i może nigdy Cię nie oświecić. Nawet jeśli tak się stanie, ktoś inny może się zalogować i otworzyć plik przed tobą.

Aby uniknąć efektu „użytkownika pojedynczego”, możesz użyć programu Excel Online (okrojonej, internetowej wersji programu Excel) lub włączyć Udostępnione skoroszyty funkcja. Oto krótki przewodnik dotyczący udostępniania arkusza kalkulacyjnego.

1. Otwórz żądany arkusz kalkulacyjny i kliknij Plik na górze.
2. Następnie w menu po lewej stronie kliknij Udział aby otworzyć nowe okno.
3. Teraz wprowadź informacje o użytkowniku, któremu chcesz udostępnić arkusz kalkulacyjny.

Możesz także podzielić dane na kilka skoroszytów, aby różne osoby pracowały nad różnymi skoroszytami, nie stąpając sobie po palcach.

Zagadnienie 2: Skoroszyty udostępnione w programie Excel

Excel Online domyślnie umożliwia korzystanie z wielu edytorów, ale brakuje mu wielu funkcji. Usługa nie jest zbytnio pretendentką do niczego poza najprostszymi zadaniami. Chociaż funkcja Skoroszyty udostępnione wygląda na to, że powinna wykonać zadanie, jest pełna ograniczeń. Na przykład nie można utworzyć tabeli ani usunąć bloku komórek, jeśli skoroszyt jest udostępniony.

Gdy systemy Excela rozwijają się naturalnie, napotykasz problem polegający na tym, że tylko jeden użytkownik może jednocześnie otworzyć skoroszyt.

Istnieją obejścia niektórych ograniczeń programu Excel online. Dla innych jest to kwestia zmiany struktury skoroszytu, a nie korzystania z już skonfigurowanego skoroszytu — ale ten scenariusz często przeszkadza. W rezultacie niemożliwe jest korzystanie ze skoroszytu udostępnionego w taki sam sposób, jak ze zwykłego skoroszytu dla jednego użytkownika.

Zmiany w udostępnionych skoroszytach są synchronizowane między użytkownikami za każdym razem, gdy skoroszyt jest zapisywany. Ta akcja jest umieszczana zgodnie z harmonogramem, na przykład wymuszając zapisywanie co pięć minut. Jednak narzut regularnego zapisywania i śledzenia zmian każdego użytkownika jest dość duży. Skoroszyty mogą szybko powiększać się i obciążać sieć, spowalniając inne systemy.

Zagadnienie 3: Skoroszyty połączone z programem Excel

Dzielenie danych na wiele skoroszytów może stanowić obejście problemu związanego z edycją wielu użytkowników. Mimo to prawdopodobnie będą musiały mieć między nimi powiązania, aby wartości wprowadzone w jednym z nich zostały użyte w innym. Łącza między skoroszytami są również przydatne do przechowywania oddzielnych danych w osobnych plikach, zamiast umieszczania pojedynczych arkuszy w jednym skoroszycie.

Irytujące, te linki są kolejnym źródłem frustracji i niestabilności. Stają się bezwzględne, w tym pełną ścieżkę do skoroszytu źródłowego, lub względne, w tym różnicę między ścieżkami źródłowymi i docelowymi. Chociaż brzmi to rozsądnie, Excel stosuje tajemne reguły, aby decydować, kiedy użyć każdego typu łącza i je zmienić.

Reguły są regulowane przez kilka opcji i od tego, czy skoroszyty zostały zapisane przed wstawieniem łączy. Łącza zmieniają się również po zapisaniu skoroszytu lub otwarciu i użyciu Zapisz jako zrobić duplikat, zamiast kopiować plik za pomocą Przeglądarka plików. Skutkiem całego tego zamieszania i niepewności jest to, że powiązania między skoroszytami łatwo się łamią, a odzyskiwanie uszkodzonych łączy jest procesem czasochłonnym. Nikt nie ma dostępu do plików, których dotyczy problem.

Połączone dane są aktualizowane tylko wtedy, gdy pliki zostaną otwarte, chyba że wyraźnie klikniesz Dane > Zapytania i połączenia > Edytuj łącza > Aktualizuj wartości. Oto krótka demonstracja.

1. Otwórz żądany arkusz kalkulacyjny i kliknij Dane na górze.
2. Teraz zlokalizuj Zapytania &Znajomości i kliknij Edytuj linki.
3. Następnie wybierz Zaktualizuj wartości.

Jeśli Twoje łącza nie znajdują się między dwoma skoroszytami, ale obejmują trzy lub więcej, musisz otworzyć wszystkie skoroszyty we właściwej kolejności, aby zapewnić zaktualizowane przetwarzanie danych we właściwej kolejności, od pierwszego do drugiego i trzeciego. Jeśli zmienisz wartość w pierwszym skoroszycie, a następnie otworzysz trzeci, nie zobaczy żadnych zmian, ponieważ drugi skoroszyt nie zaktualizował swoich wartości.

Takie tworzenie łańcuchów danych jest logiczne, ale zwiększa prawdopodobieństwo, że informacje są nieprawidłowe lub że spróbujesz otworzyć skoroszyt, który ktoś inny już edytuje.

Oczywiście możesz spróbować całkowicie uniknąć połączonych skoroszytów, ale istnieje ryzyko, że wprowadzisz te same dane do więcej niż jednego skoroszytu, a wraz z tym istnieje niebezpieczeństwo wpisywania ich za każdym razem nieco inaczej.

Zagadnienie 4: Walidacja danych Excel

Błędy mogą wkradać się do danych w dowolnym systemie komputerowym: ludzie błędnie wpisują słowa lub zmieniają cyfry w liczby z monotonną regularnością. Jeśli Twoje dane nie zostaną sprawdzone podczas wprowadzania, będziesz mieć problemy.

Domyślnie program Excel akceptuje każdy typ użytkownika. Możliwe jest skonfigurowanie walidacji na listach przeglądowych, ale są one trudne do utrzymania, głównie jeśli to samo pole jest używane w więcej niż jednym miejscu. Jeśli użytkownicy muszą wprowadzać numery identyfikacyjne dokumentów lub numery referencyjne klientów bez żadnej kontroli, łatwo jest powiązać niewłaściwe rekordy, nie zdając sobie z tego sprawy. Integralność danych systemu zostaje śmiertelnie naruszona, a każda analiza danych jest podejrzana.

Możesz już odczuwać skutki problemów z walidacją danych, nie zdając sobie sprawy z pierwotnej przyczyny. Rozważ sytuację, w której masz listę faktur w Excelu. Użytkownik wpisuje nazwę klienta nieco inaczej na każdej fakturze. W rezultacie otrzymujesz faktury na „Jones Ltd”, „Jones Limited”, „Jonse Ltd” i „joness”. Możesz być świadomy, że wszystkie odnoszą się do tej samej firmy, ale Excel nie. Każda analiza danych z faktur, taka jak tabela przestawna oparta na klientach według miesiąca, dostarcza wielu wyników, podczas gdy powinien być tylko jeden.

Zagadnienie 5: Nawigacja w Excelu

Duże skoroszyty są trudne w nawigacji. Zakładki arkuszy na dole okna to okropny mechanizm do poruszania się, gdy jest ich wiele. Dzięki większej liczbie kart, które można wyświetlić na ekranie, znalezienie tego, czego potrzebujesz, staje się trudne. Oto szybki sposób poruszania się po arkuszach.

1. U dołu, po lewej stronie ekranu, kliknij prawym przyciskiem myszy przyciski strzałek po lewej stronie nazw arkuszy, aby wyświetlić Aktywuj arkusz dialog.

Tylko pierwsze 20 arkuszy jest wymienionych, zanim będziesz musiał przewijać listę. Nie ma możliwości sortowania, grupowania ani wyszukiwania odpowiedniego arkusza. Okno powinno wyglądać podobnie do pokazanego poniżej.

Zagadnienie #6: Bezpieczeństwo Excela

Możesz dodać zabezpieczenia do skoroszytów programu Excel, ale są one pełne problemów. Ochrona jest nastawiona bardziej na ochronę struktury skoroszytu niż danych. Możesz spróbować zablokować niektóre arkusze i komórki, aby uniemożliwić użytkownikom zmianę struktury i formuły, ale jeśli widzą dane, zwykle mogą zmienić niektóre lub wszystkie z nich (chyba że robisz kreatywne programowanie makr).

Zagadnienie 7: Problemy z szybkością programu Excel

Excel nie jest najszybszą aplikacją, a jego język programowania, VBA, jest powolny w porównaniu z bardziej profesjonalnymi językami programowania, takimi jak C#. Ten scenariusz wynika z zamierzonego użycia i elastycznego charakteru programu Excel. To w końcu silnik arkusza kalkulacyjnego. Tak, Excel VBA można uruchomić w celu zarządzania listami danych, ale to nie znaczy, że jest to najlepszy wybór do tego rodzaju pracy. Inne aplikacje są lepiej przystosowane do takich zadań — głównie dlatego, że zostały specjalnie zaprojektowane do ich wykonywania.

Korzystanie z bazy danych dla danych strukturalnych

Jeśli napotkasz którykolwiek z problemów przedstawionych w tym artykule, nie ignoruj ​​ich. Istnieje profesjonalna odpowiedź na przechowywanie uporządkowanych danych, znana jako baza danych. Nie musi to być przerażające ani drogie i powinno pozwolić Ci logicznie myśleć o Twoich danych, o tym, jak się ze sobą łączą i jak z nimi korzystasz.

Notatka: Jeśli przechodzisz z rozwiązania arkusza kalkulacyjnego do bazy danych, nie duplikuj niewolniczo projektu arkusza kalkulacyjnego, skorzystaj z okazji, aby go ulepszyć.

Dostępne są aplikacje bazodanowe ogólnego przeznaczenia, za pomocą których można zbudować rozwiązanie na zamówienie. Alternatywnie może się okazać, że specjalistyczna aplikacja bazodanowa — już zaprojektowana do określonego celu — jest tańsza, szybsza do wdrożenia i lepiej dopasowana.

Na przykład, jeśli masz listę klientów i szczegóły wszystkich interakcji z nimi, jest to uważane za system zarządzania relacjami z klientami (CRM). Mimo swojej wymyślnej nazwy system CRM to specjalistyczna baza danych. Podobnie pakiety kont, takie jak QuickBooks i Sage, to specjalistyczne bazy danych. Jeśli nie możesz znaleźć gotowej aplikacji, która odpowiada Twoim konkretnym potrzebom, możesz ją zbudować samodzielnie lub zamówić ją dla siebie przez dział IT lub konsultanta.

Najpopularniejszym typem bazy danych jest relacyjna baza danych, która przechowuje swoje dane w tabelach i składa się z wierszy i kolumn. Każdy wiersz zawiera dane dla oddzielnej pozycji. Na przykład każda kolumna opisuje inny atrybut tematu, taki jak nazwa klienta lub limit kredytowy.

Wystarczy tylko raz wprowadzić dane klienta, aby utworzyć rekord, a następnie użyć go na tylu fakturach, ile potrzebujesz.

Tabele mają zdefiniowane relacje między sobą, dzięki czemu, powiedzmy, faktura zawiera identyfikator klienta. Dzięki temu procesowi możesz łatwo znaleźć wszystkie faktury dla konkretnego klienta lub pobrać numer telefonu klienta z określonej faktury. Wystarczy wprowadzić dane klienta tylko raz, aby utworzyć rekord klienta, a następnie możesz go użyć na tylu fakturach, ile potrzebujesz, bez konieczności ponownego wpisywania. Aby utworzyć bazę danych, musisz zdefiniować te tabele i relacje, a następnie zdefiniować układy ekranu, których chcesz używać do wyświetlania i edytowania danych.

Istnieją dziesiątki aplikacji bazodanowych. Niektóre są łatwe w użyciu i wykonują całą pracę, umożliwiając definiowanie tabel, ekranów wprowadzania danych i raportów. Inne są bardziej funkcjonalne w określonych obszarach, ale wymagają innych narzędzi do wykonania kompletnej pracy.

Na przykład, program może być niezawodny podczas definiowania tabel i relacji oraz mając solidne funkcje analizy i raportowania. Mimo to aplikacji ostatecznie brakuje jakichkolwiek narzędzi do określania ekranów wprowadzania danych. Oczywistym przykładem jest tutaj Microsoft SQL Server. Podobnie jak w przypadku innych dużych systemów baz danych, SQL Server dba o zaplecze i oczekuje, że do opracowania interfejsu użytkownika użyjesz innego narzędzia, takiego jak Visual Studio.

Które opcje bazy danych są dla Ciebie odpowiednie?

Opcja bazy danych nr 1: Microsoft Access

Access jest jednym z dziadków stacjonarnych baz danych. Jest łatwy w użyciu, ale łatwy do nadużyć. Możesz projektować tabele, ekrany i raporty od podstaw lub zacząć od szablonu. Niektóre szablony są jawnie amerykańskie i nie zawsze uczą dobrych praktyk, ale umożliwiają szybkie rozpoczęcie pracy. Ekrany i funkcje programowania mogą być dość wyrafinowane. Gotową aplikację można wdrożyć dla innych użytkowników za pośrednictwem intranetu (NIE Internetu), zamiast polegać na udziałach plików.

Opcja bazy danych nr 2: Microsoft SharePoint

SharePoint to baza danych, a także mechanizm przechowywania dokumentów. Możesz go używać do kompilowania prostych list i łączenia ich ze sobą. Projektant formularzy jest nieco wyrafinowany, ale dostosowywanie jest nadal możliwe. Przydatna jest możliwość „przechwycenia” listy danych zgromadzonych w programie Excel i umieszczenia jej na niestandardowej liście w programie SharePoint. Program udostępnia niestandardową listę wszystkim w Twojej sieci i umożliwia dodanie zabezpieczeń, aby ograniczyć, kto może robić co z tymi danymi. Możesz poprosić program SharePoint o powiadomienie e-mailem, gdy ktoś doda, edytuje lub usunie rekordy. Jeśli przechowujesz dane dotyczące osób, elementów kalendarza lub zadań, możesz zsynchronizować te dane z Outlookiem.

Opcja bazy danych nr 3: Kreator Zoho

Zoho Office to aplikacja internetowa zawierająca bazę danych, która wykorzystuje funkcję przeciągania i upuszczania do rozkładania formularzy w prosty, intuicyjny sposób. Proces przeciągania i upuszczania jest również używany do programowania interakcji i przepływów pracy. Jako usługa internetowa Twoje dane i aplikacje są dostępne z dowolnego miejsca, a proste zabezpieczenia zapewniają prywatność danych. Zoho pobiera opłaty za użytkownika miesięcznie, ale ogranicza liczbę rekordów, które możesz przechowywać za tę ustaloną cenę. Program kosztuje dodatkowo przy przechowywaniu większej ilości danych lub w przypadku innych funkcji, takich jak integracja poczty e-mail.

Korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych Excel

Jak widać, Excel oferuje wiele funkcji, ale brakuje niektórych obszarów w każdym z nich. Czasami inna aplikacja wykonuje pracę lepiej, zwłaszcza jeśli jest zaprojektowana specjalnie do zadania. Innym razem Excel działa dobrze, na przykład w przypadku mniejszych baz danych, o ile wiesz, jak zapobiegać występowaniu problemów.

Czy podczas korzystania z programu Excel napotykasz bardziej typowe problemy? Podziel się swoimi przemyśleniami w komentarzach poniżej.